Multitasking: cómo evitar la baja concentración y la poca productividad laboral, según los expertos

El laboral es el mercado que más ha cambiado como consecuencia de la pandemia de COVID-19. 

Las organizaciones creen que el perfil de colaborador ideal se ajusta al multitasking. 

El multitasking o las multitareas se refiere a "realizar múltiples tareas de forma rápida y eficaz", a criterio de Marc Bara, director del master en Project Management de EAE Business School.

En un comiento, hablar de multitasking era común en el sector de data o la informática. Se refería al manejo del sistema operativo y ejecutar varias tareas de forma simultáneas o intercaladas. 

Para lograr esto era necesario que el profesional contara con conocimientos que los hicieran cumplir los objetivos trazados. El multitasking puede resultar muy provechoso para los empleadores, pero diferentes estudios explican que el cerebro no permite realizar varias cosas a la vez, sino centrarse en una. 

Entonces al ser multitasking, ¿se pierde la productividad? Según Bara en el podcast Business Matters de EAE Business School, "se cae en el error de dejar tareas a medias y luego retomarlas. Todos los días estamos inmersos en el multitasking. Recibimos notificaciones en forma constante por grupos de la empresa en WhatsApp, Teams, Meet, entre otras apps; además, se saturan las bandejas de correo electrónico, tenemos multitud de canales de información, y estamos conectados a una red que no para". 

"Ese aumento de la conectividad y capacidad de multitarea que, a priori, podría parecer que nos hace más productivos en realidad conduce a menudo a todo lo contrario: estrés, baja concentración y poca productividad", afirmó Marc Bara. 

El especialista de EAE Business School enumeró algunos tips para ser más productivos en el trabajo, entre ellos, los siguientes: 

- Hacer un listado de tareas: se recomienda usar la metodología más amena, bien sea en un cuaderno o una herramienta online. Los tableros son ideales para esto.

- Definir objetivos: es fundamental establecer que se entrega por urgencia, lo que requiere de mayor atención y que demanda de mayor concentración.

- Hacer uso de herramientas que permitan medir la importancia: una de las más recomendables es la matriz de Eisenhower, la cual permite organizar y priorizar las actividades de acuerdo con la urgencia e importancia. 

- Aprender a decir que no: es importante hacer saber cuándo no se puede, no se alcanza, no se puede cumplir con el tiempo de entrega, para no sobrecargarse 

- Ponerse un foco en terminar lo que se empieza: es clave romper los cinco minutos, es decir, una vez que se toma la decisión de ejecutar algo, hacerlo, una vez se empieza no se puede parar, lo ideal es iniciarlo. 

- Evaluar porqué se procrastina: muchas veces no es por ser perezoso, es que hay temas más urgentes. Resulta fundamental comprender por qué no se quiere hacer la tarea. Cuando una tarea es grande. "tarea elefante", y no se sabe por dónde empezar, es recomendable descomponerla en partes claves

- Ser consiente de la energía: hay tareas que demandan más esfuerzo, por ejemplo, las que requieren crear estrategias. Los días con mucha energía ponerse en las tareas que requieren creatividad. 

- Usar autocitas: esto permitirá desarrollar la estrategia timeboxing, orientada a cumplir los objetivos para aumentar la productividad y evitar la procrastinación. 

- Tomar tiempos de descanso: es importante desconectarse en los momentos adecuados, una sobrecarga llevará a la saturación y a la frustración 

- Buscar el equilibrio con el multitasking: hacer ejercicios para ayudar al cerebro a agrupar tareas, organizarlas, jerarquizarlas, saber desconectar, elaborar listas visibles y, por ejemplo, aprovechar los tiempos muertos para reforzar la memorización.