El Ministerio de Economía y la Secretaría de Hacienda redujo los límites de uso de efectivo en fondos rotatorios y cajas chicas, lo cual obliga a las organizaciones a migrar hacia pagos electrónicos y tarjetas corporativas.
La caja chica persiste en muchas empresas argentinas por costumbre, desconocimiento y dispersión operativa. Aunque la mayoría de los pagos ya son digitales, sectores como construcción, transporte, agro y oil & gas todavía dependen del efectivo para gastos en campo.
El problema es que este modelo consume tiempo administrativo, multiplica errores y genera una pérdida recurrente de comprobantes. Pero mientras el sistema manual funcione, cuesta encontrar incentivos para cambiarlo.
Sin embargo, el contexto regulatorio argentino acelera esa transformación.
La Resolución 78/2026 de la Secretaría de Hacienda estableció que los organismos públicos deben reducir el uso de efectivo y cheques a menos de 20 % de sus pagos en fondos rotatorios en un plazo de 180 días, y luego a 10 %.
Quienes incumplan enfrentan penalidades en la reposición de fondos.
El objetivo consiste en incrementar la trazabilidad y transparencia, y reducir la circulación de dinero físico, más susceptible a irregularidades.
Detrás de la caja chica hay un costo oculto que rara vez aparece en los balances. Reponer fondos, entregar anticipos, solicitar comprobantes, controlar tickets, conciliar gastos y resolver diferencias consume una cantidad significativa del tiempo de los equipos administrativos. Son tareas repetitivas, de bajo valor agregado y con alto margen de error.
En empresas con personal en campo o en múltiples locaciones, una parte importante de la semana laboral puede destinarse simplemente a perseguir documentación.
Existen herramientas que permiten digitalizar no solo el pago, sino todo el circuito de gestión del gasto: tarjetas corporativas virtuales que asignan fondos inmediatos, rendiciones en tiempo real con comprobantes asociados y extracciones controladas para los casos donde el efectivo aún es necesario.
En paralelo, organismos como el Senado de la Nación ya actualizaron su normativa para incorporar tarjetas de débito corporativas y limitar la caja chica a situaciones de urgencia, a fin de reforzar la idea de que el efectivo debe ser la excepción y no la regla.
El primer paso recomendado para las empresas es dejar de pagar en efectivo los viáticos y gastos de combustible de equipos en campo. Son gastos recurrentes, distribuidos y difíciles de controlar manualmente, pero al digitalizarlos se logra más trazabilidad, más comprobantes recuperados, menos tiempo administrativo perdido y mayor visibilidad sobre el gasto operativo.
Y esa visibilidad tiene un valor estratégico. Una organización que conoce sus gastos en tiempo real puede detectar desvíos, corregirlos y tomar decisiones con información actualizada. Una compañía o entidad que depende de la caja chica tradicional se entera semanas después, cuando el dinero ya salió y la documentación llegó incompleta.
En definitiva, la discusión no es si la caja chica debe desaparecer, sino cómo transformarla en un sistema más eficiente y transparente. Persistir en el efectivo es sostener un hábito caro e innecesario. Apostar por la digitalización es alinearse con las políticas públicas, ganar en control y confianza, y liberar recursos para lo que realmente importa: el crecimiento de la empresa.
(*) El columnista -foto- es director comercial de Kuru.
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